Sauvegarde

Généralités / responsabilité

Attention : vous êtes responsable de vos données. Vous êtes responsable de vos sauvegardes. Aucune perte de données liées au dysfonctionnement de votre matériel, à une mauvaise manipulation, ou à un sinistre quel qu'il soit ne pourra être imputé à l'éditeur de votre logiciel. Aussi, nous vous engageons à réaliser de nombreuses sauvegardes, à les conserver dans le temps, à les contrôler ou à les faire contrôler régulièrement.

Médimust stocke ses données dans des bases SQL de type PostgreSQL. Une de ces base contient vos dossiers médicaux, une seconde contient éventuellement vos images et autre documents scannés ou importés dans vos dossier.

Médimust fournit un outils permettant de réaliser une copie de vos données (DUMP en langage SQL) soit de façon manuelle, soit de façon automatique. C'est cette copie de vos données (ce DUMP) qu'il faut sauvegarder sur des supports externes.
Par sécurité, les données brutes sont inaccessibles.

Vous devez réaliser des sauvegardes aussi souvent que possible (au moins une par jour) et en conserver un maximum.

Sauvegarde manuelle des dossiers patients

La sauvegarde de vos dossiers patients s’effectue sur le poste principal (le serveur), l'ordinateur sur lequel les données sont installées.

ATTENTION : Cette sauvegarde concerne uniquement les dossiers de vos patients (état civil, consultations, ordonnances, bilans, courriers, etc.). Vous devez aussi réaliser des sauvegardes de vos documents (voir partie suivante). Ce sont deux bases de données distinctes, donc il est nécessaire de créer deux sauvegardes distinctes.

Créer un fichier de sauvegarde des dossiers patients

1. Cliquez deux fois sur l’icône de sauvegarde sur votre Bureau ("Sauvegarde Médimust"). Image 1.
2. La fenêtre principale du logiciel s'ouvre. Image 2.
3. Cliquez une fois sur le bouton bleu foncé Patients. Image 3.
4. Il vous est demandé de choisir l'endroit où enregistrer le fichier de sauvegarde des dossiers patients : sélectionnez un emplacement en faisant dérouler les dossiers avec la flèche grise à gauche de chaque dossier puis en cliquant une fois sur le dossier choisi et enfin en cliquant sur OK. Image 4.
5. La sauvegarde des dossiers patients est en cours, le logiciel revient à la fenêtre principale et un "M" bleu se dessine sur le bouton Patients. Image 5.
6. La sauvegarde des dossiers patients est terminée. Médimust vous indique à quel endroit se trouve votre sauvegarde. Image 6.
   
   

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  1 - L'icône "Sauvegarde Médimust"

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  2 - La fenêtre principale du logiciel "Sauvegarde Médimust"

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  3 - Le bouton Patients

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  4 - La fenêtre de sélection du dossier de destination

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  5 - La fenêtre principale, lors de la sauvegarde

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  6 - La fenêtre de fin. La sauvegarde de vos dossiers patients est terminée. N'oubliez pas de sauvegarder aussi les documents (voir partie suivante)

Quelques remarques :

• Sélectionnez un emplacement facile à retenir : le Bureau, le dossier Mes Documents, ou mieux encore une clé USB (qui devra bien entendu être connectée) ;
  
• Donnez un nom clair à votre sauvegarde (exemple "Sauvegarde 01-12-2019") ;
  
• N'utilisez pas de caractères spéciaux comme "/" ou "\", votre système d’exploitation peut ne pas les supporter dans les noms de fichiers ;
  
  

Une fois la sauvegarde des dossiers patients effectuée, copiez le fichier de sauvegarde sur un support amovible que vous emporterez (une clé USB est idéale). Une fois par semaine, copiez cette sauvegarde sur un support différent, que vous conserverez sans limitation de durée.
Documentez les supports sur lesquels ces sauvegardes sont stockées dans votre registre de traitement des données.

Sauvegarde manuelle des documents

La sauvegarde de vos documents s’effectue sur le poste principal (le serveur), l'ordinateur sur lequel les données sont installées.

ATTENTION : Cette sauvegarde concerne uniquement les documents intégrés aux dossiers de vos patients (images, documents scannés, documents PDF reçus par messagerie sécurisée, etc.). Vous devez aussi réaliser des sauvegardes de vos dossiers patients (voir partie précédente). Ce sont deux bases de données distinctes, donc il est nécessaire de créer deux sauvegardes distinctes.

Créer un fichier de sauvegarde des documents

1. Cliquez deux fois sur l’icône de sauvegarde sur votre Bureau ("Sauvegarde Médimust"). Image 1.
2. La fenêtre principale du logiciel s'ouvre. Image 2.
3. Cliquez une fois sur le bouton bleu clair Documents. Image 3.
4. Il vous est demandé de choisir l'endroit où enregistrer le fichier de sauvegarde des documents : sélectionnez un emplacement en faisant dérouler les dossiers avec la flèche grise à gauche de chaque dossier puis en cliquant une fois sur le dossier choisi et enfin en cliquant sur OK. Image 4.
5. La sauvegarde des documents est en cours, le logiciel revient à la fenêtre principale et un "M" bleu se dessine sur le bouton Documents. Image 5.
6. La sauvegarde des documents est terminée. Médimust vous indique à quel endroit se trouve votre sauvegarde. Image 6.
   
   

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  1 - L'icône "Sauvegarde Médimust"

• 

  2 - La fenêtre principale du logiciel "Sauvegarde Médimust"

• 

  3 - Le bouton Documents

• 

  4 - La fenêtre de sélection du dossier de destination

• 

  5 - La fenêtre principale, lors de la sauvegarde

• 

  6 - La fenêtre de fin. La sauvegarde de vos documents est terminée.
  N'oubliez pas de sauvegarder aussi les dossiers patients (voir partie précédente)

Quelques remarques :

• Sélectionnez un emplacement facile à retenir : le Bureau, le dossier Mes Documents, ou mieux encore une clé USB (qui devra bien entendu être connectée) ;
  
• Donnez un nom clair à votre sauvegarde (exemple "Sauvegarde 01-12-2019") ;
  
• N'utilisez pas de caractères spéciaux comme "/" ou "\", votre système d’exploitation peut ne pas les supporter dans les noms de fichiers ;
  
  

Une fois la sauvegarde des documents effectuée, copiez le fichier de sauvegarde sur un support amovible que vous emporterez (une clé USB est idéale). Une fois par semaine, copiez cette sauvegarde sur un support différent, que vous conserverez sans limitation de durée.
Documentez les supports sur lesquels ces sauvegardes sont stockées dans votre registre de traitement des données.

Sauvegarde automatique des dossiers patients et des documents

Programmer une sauvegarde automatique permet de laisser l'ordinateur réaliser la sauvegarde, même si l'ordinateur n'est pas utilisé (il doit simplement être allumé). Cela ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes manuelles.

Paramétrer la sauvegarde automatique

1. Cliquez deux fois sur l’icône de sauvegarde sur votre Bureau ("Sauvegarde Médimust"). Image 1.
2. La fenêtre principale du logiciel s'ouvre. Image 2.
3. Cliquez une fois sur le bouton Paramètres dans la colonne grise de gauche. Image 3.
4. La fenêtre des paramètres s'ouvre. Image 4.
5. Cliquez sur le bouton Gestion des sauvegardes automatiques. Image 5.
6. La fenêtre de paramétrage des sauvegardes automatiques s'ouvre, l'onglet "Sauvegardes automatiques locales" est actif, cela vous permet de paramétrer les sauvegardes dans vos locaux (sur votre ordinateur serveur, sur une clé USB ou un disque dur externe). Image 6.
   • Choisissez si vous souhaitez effectuer automatiquement une sauvegarde de vos dossiers patients à chaque démarrage de votre ordinateur.
   • Dans la colonne de gauche, paramétrez les sauvegardes locales des dossiers patients, dans la colonne de droite, paramétrez les sauvegardes locales des documents.
     • Le nom de la base à sauvegarder (votre code client Mxxxx_documents).
     • Les horaires de sauvegarde.
     • Le dossier dans lequel stocker les sauvegardes.
     • Le nombre maximal de sauvegardes stocké avant le remplacement de la plus ancienne.
   • En bas à gauche, indiquez deux adresses e-mail à contacter en cas d'erreur de sauvegarde.
   • En bas à droite, choisissez si vous désignez l'ordinateur sur lequel vous êtes comme sécurité supplémentaire pour les documents.
   • Enregistrez les paramètres en cliquant sur le bouton OK.
7. Si vous souhaitez paramétrer vos sauvegardes à distance sur nos serveurs sécurisés (si vous disposez du contrat d'assistance Médimust adapté), cliquez sur l'onglet "Sauvegardes automatiques à distance". Image 7.
   • Dans la colonne de gauche, paramétrez les sauvegardes à distance des dossiers patients, dans la colonne de droite, paramétrez les sauvegardes à distance des documents.
     • Le nom de la base à sauvegarder (votre code client Mxxxx_documents).
     • L'heure à laquelle la sauvegarde doit se faire.
     • Le nombre maximal de sauvegardes stocké avant le remplacement de la plus ancienne.
   • En bas à gauche, indiquez deux adresses e-mail à contacter en cas d'erreur de sauvegarde.
   • Enregistrez les paramètres en cliquant sur le bouton OK.
8. Les sauvegardes automatiques sont maintenant paramétrées, elles seront réalisées aux horaires choisis, même si le logiciel de sauvegarde est fermé.

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  1 - L'icône "Sauvegarde Médimust"

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  2 - La fenêtre principale du logiciel "Sauvegarde Médimust"

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  3 - Le bouton Paramètres

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  4 - La fenêtre de paramétrage du logiciel "Sauvegarde Médimust"

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  5 - Le bouton Gestion des sauvegardes automatiques

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  6 - La fenêtre de paramétrage, sur l'onglet des sauvegardes automatiques locales

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  7 - La fenêtre de paramétrage, sur l'onglet des sauvegardes automatiques à distance

Quelques remarques :

• Sélectionnez un emplacement facile à retenir : le Bureau, le dossier Mes Documents, ou mieux encore une clé USB (qui devra bien entendu être connectée) ;
  
• Donnez un nom clair à votre sauvegarde (exemple "Sauvegarde 01-12-2019") ;
  
• N'utilisez pas de caractères spéciaux comme "/" ou "\", votre système d’exploitation peut ne pas les supporter dans les noms de fichiers ;
  
  

Une fois la sauvegarde des dossiers patients effectuée, copiez le fichier de sauvegarde sur un support amovible que vous emporterez (une clé USB est idéale). Une fois par semaine, copiez cette sauvegarde sur un support différent, que vous conserverez sans limitation de durée.
Documentez les supports sur lesquels ces sauvegardes sont stockées dans votre registre de traitement des données.

Restauration de base

Si vous avez besoin de restaurer une sauvegarde, vous devrez vous assurer de le faire sur le poste contenant vos données.

Cliquez deux fois sur l’icône "Sauvegarder Médimust" sur votre Bureau.

Cliquer sur la flèche noire à gauche du bouton "sauvegarder".
Un fichier vous sera demandé : sélectionnez le fichier de sauvegarde à récupérer.
La restauration renommera la base de données utilisée jusqu’à présent en y ajoutant la date d’archivage, et importera votre sauvegarde dans une base de données portant le nom de votre base utilisée jusqu’à présent.

Exemple : vous disposez d’une base de données "m1234" et vous effectuez la restauration le 19/12/2018. La restauration va renommer votre base "m1234" en "m1234_19122018", et créera une nouvelle base "m1234" dans laquelle seront importées les données de la sauvegarde.

Une fois la restauration achevée, cliquez sur "Quitter".